Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung im Projektgeschäft

Ein Projekt über mehrere Monate bindet Geld, lange bevor der Auftraggeber die fertige Leistung abnimmt. Material wird bestellt, Löhne und Nachunternehmer wollen bezahlt werden. Die Rechnung über das Gesamtwerk liegt zu diesem Zeitpunkt oft noch Monate entfernt. Die Abschlagsrechnung verteilt diese Last auf mehrere Zahlungen entlang des Projektverlaufs. Teilrechnung und Schlussrechnung ergänzen sie, folgen aber einer anderen Logik. Wer die drei Rechnungsarten sauber trennt, vermeidet doppelt berechnete Beträge und Rückfragen beim Kunden. Außerdem lässt sich dann besser einschätzen, welche offenen Forderungen für eine Finanzierung über Factoring infrage kommen.

Eine Abschlagsrechnung fordert einen Teilbetrag für bereits erbrachte Leistungen innerhalb eines noch laufenden Auftrags. Grundlage kann etwa ein nachgewiesener Baufortschritt oder ein erreichter Projektmeilenstein sein. Sie rechnet die Gesamtleistung nicht endgültig ab. Die gezahlten Abschläge werden später in der Schlussrechnung berücksichtigt. Typisch sind Abschlagsrechnungen im Bau, Anlagenbau, Messebau und bei größeren Softwareprojekten. Sie begrenzen die Vorfinanzierung durch den Auftragnehmer, während der Kunde entsprechend dem Leistungsfortschritt zahlt.

Im Alltag werden die Begriffe oft durcheinander verwendet. Für die Abrechnung lohnt sich die Unterscheidung trotzdem, da jede Rechnungsart auf ihre eigene Weise in die Schlussrechnung einfließt. Die Tabelle stellt die vier Formen nebeneinander dar:

Die Höhe richtet sich nach dem nachgewiesenen Leistungswert oder einem wirksam vereinbarten Zahlungsplan. Beim Leistungsnachweis helfen Aufmaße, Stundenaufstellungen oder Meilensteinprotokolle. Ein Zahlungsplan legt dagegen vorab fest, welche Beträge zu welchen Projektständen fällig werden. Vertragliche Einbehalte müssen bei der Liquiditätsplanung gesondert berücksichtigt werden.

Maßgeblich ist nicht allein der Rechnungsbetrag, sondern der tatsächlich verfügbare Zahlungseingang. Die Freigabe eines Einbehalts richtet sich nach den vereinbarten Voraussetzungen und erfolgt nicht zwingend mit der Schlussrechnung.

Bei einer einfachen Abschlagsrechnung wird nur der seit der letzten Abrechnung hinzugekommene Leistungswert ausgewiesen. Die kumulierte Abschlagsrechnung zeigt dagegen den gesamten Leistungsstand seit Projektbeginn und stellt frühere Abrechnungen sowie Zahlungen nachvollziehbar gegenüber. Bereits berechnete Beträge dürfen nicht erneut gefordert werden. Unbezahlte frühere Abschläge bleiben dabei gesondert erkennbar.

Ein Anlagenbauer vereinbart 120.000 Euro netto für Lieferung und Montage einer Lüftungsanlage. Ein zusätzlicher Auftrag erhöht die Gesamtsumme um 4.000 Euro netto. Drei Abschläge über insgesamt 96.000 Euro netto wurden vollständig bezahlt. Das Beispiel unterstellt reguläre Umsatzsteuer von 19 Prozent und keine Einbehalte
 

Die Schlussrechnung weist die vollständige Leistung aus und zieht die vereinnahmten Abschläge einschließlich ihrer Steuerbeträge ab. Offene Abschläge oder Einbehalte sind getrennt darzustellen, damit der verbleibende Anspruch nachvollziehbar bleibt.

Bei regulär steuerpflichtigen Leistungen werden Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag ausgewiesen. Für Zahlungen vor Ausführung der umsatzsteuerlichen Leistung entsteht die Steuer grundsätzlich bereits mit der Vereinnahmung, auch bei Sollversteuerung. In der Endrechnung müssen bereits vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge nach § 14 Absatz 5 UStG berücksichtigt werden.

Sonderfälle wie die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers können einen anderen Rechnungsausweis erfordern. Die konkrete Behandlung sollte vor der ersten Abrechnung mit der Steuerberatung geklärt werden.

Neben den gesetzlichen Rechnungsangaben erleichtern folgende Informationen die Prüfung durch den Auftraggeber:

• - Kennzeichnung und fortlaufende Zuordnung, etwa „2. Abschlagsrechnung“
• - Projektname und Vertrags- oder Auftragsnummer
• - Leistungsbeschreibung mit Abrechnungszeitraum oder Stichtag
• - nachvollziehbare Gegenüberstellung früherer Abschläge und Zahlungen
• - Nettobetrag, zutreffende Steuerangaben und Gesamtbetrag
• - gesondert ausgewiesene Einbehalte
• - Zahlungsziel und Bankverbindung, gegebenenfalls Abtretungsvermerk beim offenen Factoring
• Leistungsnachweise gehören möglichst als Anlage dazu. Eine Projektübersicht mit Rechnungsnummern, Beträgen, Steuer, Einbehalten und Zahlungseingängen verhindert vergessene oder doppelte Abzüge. Nachträge sollten hinsichtlich Beauftragung und Vergütung nachvollziehbar dokumentiert sein. So lässt sich die Schlussrechnung ohne aufwendige Suche zusammenstellen.

Auch mit Abschlägen bleibt zwischen erbrachter Leistung und Zahlungseingang eine Finanzierungslücke. Factoring kann diese verkürzen, setzt aber geeignete Forderungen voraus. Abschlagsforderungen sind wegen ihres vorläufigen Charakters und möglicher Einwendungen schwieriger zu bewerten. Ob sie angekauft werden, hängt vom Anbieter und der Vertragsgestaltung ab.

Endgültige Teilrechnungen und nachvollziehbare Schlussrechnungen bieten häufig bessere Voraussetzungen. Anzahlungsforderungen ohne erbrachte Leistung kommen beim klassischen Factoring regelmäßig nicht infrage.

Commercial Factoring prüft gemeinsam mit Ihnen, ob der Forderungsverkauf zu Ihrem Unternehmen und Ihren Abrechnungsabläufen passt. Gerade im Projektgeschäft reicht die Bezeichnung einer Rechnung allein nicht aus, um ihre Eignung einzuschätzen. Entscheidend sind unter anderem die zugrunde liegende Leistung, die vertraglichen Vereinbarungen und mögliche Einwendungen des Auftraggebers. Eine nachvollziehbare Dokumentation hilft dabei, die Forderungen zu beurteilen und offene Fragen zu klären.

In einem unverbindlichen Beratungsgespräch erfahren Sie, welche Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bestehen.

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Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?

Bei Werkverträgen erlaubt § 632a BGB grundsätzlich Abschlagszahlungen entsprechend dem Wert vertragsgemäß erbrachter Leistungen, auch ohne ausdrücklichen Zahlungsplan. Der Leistungsstand muss nachvollziehbar nachgewiesen werden. Je nach Vertragstyp gelten zusätzliche oder abweichende Regeln.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine besondere Rechnungsform für Zahlungen während eines laufenden Projekts. Anders als eine endgültige Abrechnung bleibt sie Bestandteil der späteren Gesamtabrechnung, in der die geleisteten Zahlungen berücksichtigt werden.

Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung sein?

Nach § 632a BGB richtet sich die Höhe grundsätzlich nach dem Wert der bereits erbrachten, vertraglich geschuldeten Leistungen, wobei frühere Abschlagszahlungen zu berücksichtigen sind. Eine allgemeine Grenze von beispielsweise 30 oder 50 Prozent der Auftragssumme gibt es nicht. Für Verbraucherbauverträge gilt allerdings eine Sonderregelung, nach der die Abschlagszahlungen insgesamt höchstens 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich berücksichtigungsfähiger Nachträge betragen dürfen.

Wie lange hat man Zeit, eine Abschlagsrechnung zu bezahlen?

Maßgeblich ist zunächst die wirksam vereinbarte Zahlungsfrist. Ohne abweichende Vereinbarung ist eine berechtigte Abschlagsforderung nach dem BGB grundsätzlich sofort fällig, sobald die Rechnung mit nachvollziehbarem Leistungsnachweis zugegangen ist. Wurde die VOB/B wirksam vereinbart, gilt grundsätzlich eine Frist von 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung gemäß § 16 VOB/B.