Zahlungsausfälle vermeiden – so klappt es

Die meisten Unternehmen haben Forderungen gegenüber Kunden oder gewerblichen Abnehmern in ihren Büchern stehen. Das zeigt sich auch in der Bilanz. Dort werden die Forderungen zum Bilanzstichtag unter dem Posten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aufgeführt. Die Forderungen entstehen in der Regel durch Rechnungen, bei denen den Schuldnern ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Dabei handelt es sich um einen gewöhnlichen Vorgang im Geschäftsalltag.

Zu einem Problem werden die Rechnungen mit Zahlungsziel erst dann, wenn sie zu offenen Forderungen werden. Offene Forderungen sind Rechnungen, die ein Zahlungspflichtiger nicht pünktlich zum Zahlungstermin bezahlt hat. Auch wenn eine fällige Rechnung nur zum Teil ausgeglichen wird, entsteht eine offene Forderung. Das Risiko für den Zahlungsempfänger als Kreditor besteht darin, dass es zu einem Zahlungsausfall kommt und die Rechnung nicht beglichen wird. Dieser Ratgeber informiert Sie, wie Sie einen Zahlungsausfall vermeiden können und welche Möglichkeiten zur Absicherung von Forderungen bestehen.

Sowohl für Großbetriebe als auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist ein Zahlungsausfall von Bedeutung. In der Finanzplanung werden die Einnahmen aus Rechnungen mit Zahlungszielen eingerechnet und für zukünftige Ausgaben verplant. Wenn es zu einem Zahlungsausfall kommt, fehlt das Geld für wichtige Investitionen oder zum Ausgleich der laufenden Kosten. Dadurch kann ein Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten geraten, die bis zum Bankrott der Firma führen können. Um diese Schwierigkeiten zu verhindern, sollte die Geschäftsleitung geeignete Maßnahmen ergreifen, um bei den Debitoren möglichst jeden Zahlungsausfall zu vermeiden.

Es gibt nicht den einen Tipp, wie Sie Zahlungsausfälle vermeiden. Stattdessen können Unternehmen mehrere Maßnahmen miteinander kombinieren und so die optimale Absicherung gegen einen Zahlungsausfall erhalten.

Hier eine Aufstellung der wichtigsten Tipps, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden:

• Rechnungen direkt nach Übergabe oder Auslieferung der Ware ausstellen
• durch Skonto die Schuldner zu einer schnellen Zahlung auffordern
• nur Kunden mit einer guten Bonität ein Zahlungsziel anbieten
• Zahlungsziele nicht zu lange setzen
• Zahlungseingänge laufend überprüfen
• zeitnahes Mahnwesen
• Inkasso bis zum Ende durchführen

Nach dem Verkauf einer Ware oder der Erbringung einer Dienstleistung sollte der Verkäufer die Rechnung umgehend ausstellen und dem Käufer übergeben oder zusenden. Dadurch ist der Kunde über die Zahlungsverpflichtung informiert und kann in seinen Büchern vermerken, wann er den Rechnungsbetrag zu zahlen hat.

Viele Unternehmen bieten ihren Kunden zwischen 2 % und 5 % Skonto an, wenn die Rechnung innerhalb der nächsten 5 bis 14 Tagen bezahlt wird. Die Zahlungspflichtigen können den Betrag selbst von der Rechnungssumme abziehen und entsprechend weniger Geld überweisen. Durch den Nachlass erhält der Verkäufer schnell Liquidität. Allerdings bedeutet der Skontoabzug auch einen geringeren Zahlungseingang, der in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden muss. Außerdem eignet sich Skonto nur für Kunden mit ausreichenden liquiden Mitteln. Wenn der Käufer die Ware erst weiterverkaufen möchte, fragt er stattdessen häufig nach einem Zahlungsziel. Dabei muss der Verkäufer einige Punkte beachten, damit er einen Zahlungsausfall vermeiden kann.

Wenn ein Kunde nach einem Zahlungsziel fragt, sollten Sie zunächst seine Bonität prüfen. Dazu können Sie eine Auskunft bei einer Wirtschaftsauskunftei einholen. Wenn Sie Factoring zur Umsatzfinanzierung nutzen, nimmt Ihnen der Factoringanbieter diesen Aufwand ab. Die Debitoren werden sowohl bei Abschluss des Factoringvertrages als auch einmal jährlich auf ihre Zahlungsfähigkeit überprüft. So können Sie sicher sein, nur zahlungskräftigen Kunden ein Zahlungsziel anzubieten.

Setzen Sie die Zahlungsziele nicht über einen zu langen Zeitraum an. In Deutschland sind zwischen Geschäftsleuten Fristen von 30 bis 90 Tagen üblich, um offene Rechnungen zu bezahlen. Diese Zahlungsfristen können Sie auch nutzen, um die Forderungen an ein Factoringunternehmen zu verkaufen. Der Factor finanziert die Rechnung vor und überweist Ihnen sofort das Geld. Wenn Sie sich für die Dienstleistung Full Service Factoring entscheiden, können Sie gleichzeitig einen Zahlungsausfall vermeiden. Das liegt daran, dass der Factor das Risiko trägt, dass der Schuldner bei Fälligkeit der Rechnung den Betrag nicht zahlt.

Wenn Sie einem Kunden ein Zahlungsziel eingeräumt haben, müssen Sie den Zahlungseingang nach Ablauf der Frist zeitnah prüfen und überwachen. Nur so erkennen Sie eine versäumte Zahlung und können eine Mahnung verschicken. In der Praxis versenden Kreditoren bis zu drei Mahnschreiben. Zahlt der Schuldner dann immer noch nicht, muss das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

1. Das Verfahren besteht aus diesen drei Schritten:
2. Beantragung eines Mahnbescheids bei dem zuständigen Amtsgericht
3. Beantragung eines Vollstreckungsbescheids, falls der Schuldner trotz Mahnbescheid immer noch nicht zahlt
4. Einleitung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen durch einen Gerichtsvollzieher

Um sowohl Mahnwesen als auch Inkassomaßnahmen durchzuführen, muss ein Unternehmen über eine effektive Debitorenbuchhaltung verfügen. Das stellt jedoch vor allem bei Einzelunternehmern oder KMU häufig ein Problem dar. Entweder fehlt dem Geschäftsinhaber die Zeit oder es sind nicht ausreichend geschulte Mitarbeiter vorhanden, um die offenen Rechnungen laufend zu überwachen und anzumahnen. Auch hier bietet Full Service Factoring die passende Lösung. Die Mitarbeiter des Factoringanbieters übernehmen das komplette Debitorenmanagement und sorgen dafür, dass Mahnwesen und Inkasso kompetent und rechtzeitig ausgeführt werden.
 

Jeder Zahlungsausfall ist von Bedeutung und kann die Liquidität Ihres Unternehmens schwächen. Schützen Sie sich durch geeignete Maßnahmen vor Zahlungsausfällen. Nutzen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Absicherung von Forderungen, indem Sie das Debitorenmanagement entweder selbst durchführen oder an einen Factor oder einen anderen Anbieter outsourcen!