Außenstände

Außenstände stellen die Summe der offenen Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden dar. Die Forderungen stammen aus Warenlieferungen oder aus der Erbringung von Dienstleistungen. Die offenen Posten können aus verschiedenen Gründen entstehen:

• Der Käufer bittet um eine Rechnung mit Zahlungsziel und zahlt den Rechnungsbetrag erst zu einem späteren Zeitpunkt.
• Die Rechnung ist bereits fällig, aber der Kunde überweist den Betrag mit Verzögerung.
• Der Käufer ist zahlungsunwillig, weil er die erhaltene Lieferung oder Leistung reklamiert. Häufig fordert der Kunde eine Reduzierung des Rechnungsbetrages oder eine Nachbesserung, bevor er bereit ist, die offene Rechnung zu bezahlen.
• Der Schuldner ist zahlungsunfähig und es kommt zu einem Forderungsausfall.

Wenn bei Verkauf der Ware eine Rechnung mit Zahlungsziel vereinbart wird, kann der Verkäufer den späteren Zahlungseingang in seiner Finanzplanung berücksichtigen. Falls der Käufer jedoch nicht zahlt, kann es durch die offenen Forderungen zu einem Liquiditätsengpass kommen. Daher sollten die nicht bezahlten Rechnungen sorgfältig in den Geschäftsbüchern vermerkt werden. Nur so behalten die Kreditoren den Überblick und können die Liquidität des Unternehmens entsprechend steuern.

Die offenen Forderungen eines Unternehmens sind in den Kundenkonten oder den Debitorenkonten aufgelistet. Diese Konten werden im Kontokorrentbuch oder in der Kundendatei geführt. Der geschuldete Betrag wird als offener Posten in das jeweilige Personenkonto des Schuldners eingebucht. Alle Personenkonten zusammen stellen den Gesamtbetrag der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf der Aktivseite der Bilanz dar. Zum Bilanzstichtag muss das Unternehmen jede Position einzeln bewerten und entscheiden, ob es sich um eine einwandfreie, zweifelhafte oder uneinbringliche Forderung handelt.

Um die Überwachung der offenen Posten zu erleichtern, kann der Kreditor das Debitorenmanagement auslagern. Dazu bietet sich unter anderem Full Service Factoring an, bei dem das Debitorenmanagement ein Teil der Dienstleistungen des Factoringanbieters ist.

Gemäß § 271 Abs. 1 BGB ist eine Rechnung direkt nach Ausstellung fällig. Das bedeutet aber nicht, dass die Käufer die offene Rechnung sofort bezahlen müssen. In § 286 Abs. 3 BGB ist gleichzeitig geregelt, dass erst nach 30 Tagen ein Zahlungsverzug eintritt. Das bedeutet, dass sich die Zahlungspflichtigen 30 Tage Zeit mit der Bezahlung lassen können, sofern es keine andere Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer gibt. Wenn es sich bei dem Schuldner um ein Unternehmen handelt, tritt die 30-Tage-Regelung automatisch mit Ausstellung der Rechnung in Kraft. Ist der Käufer eine Privatperson, muss die Rechnung ausdrücklich auf die Frist von 30 Tagen hinweisen.

Im Kaufvertrag können Käufer und Verkäufer vom Gesetz abweichende Zahlungsfristen vereinbaren. Bei einer schnellen Begleichung der Rechnung innerhalb von 7–14 Tagen bieten die Verkäufer häufig einen Skontoabzug an. Der Kunde darf 2–5 % des Rechnungsbetrages abziehen, wenn er innerhalb der kürzeren Zahlungsfrist bezahlt. Zwischen Unternehmen werden in vielen Fällen längere Zahlungsfristen von 60–90 Tagen vereinbart. Ausländische Käufer fragen auch nach einem noch späteren Zahlungstermin, der bis zu 120 Tage nach Rechnungsausstellung liegen kann.

Es gibt verschiedene Wege, wie Unternehmen offene Posten reduzieren können. Hier eine Übersicht über die häufigsten Lösungen:

• Die Bonität der Kunden prüfen und bei zahlungsschwachen Käufern auf Vorkasse bestehen.
• Rechnungen sofort nach Auslieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung ausstellen und dem Käufer übergeben.
• Nur kurze Zahlungsziele vereinbaren.
• Zahlungsziele und Zahlungseingänge laufend überwachen.
• Fällige Rechnungen umgehend anmahnen, falls die Kunden nicht rechtzeitig zahlen.
• Bei fehlenden Zahlungseingängen das komplette Mahnwesen umsetzen und die notwendigen Inkassomaßnahmen einleiten.
• Durch den Verkauf der offenen Forderungen im Rahmen von Factoring die Außenstände und das Risiko von Zahlungsausfällen verringern.

Factoring ist eine bewährte Lösung, um offene Forderungen zu reduzieren und die Liquidität eines Unternehmens zu stabilisieren. Commercial Factoring bietet Unternehmen aus dem Mittelstand den Ankauf von Rechnungen mit Zahlungsziel an. Die Kreditoren laden die Rechnungen im Online-Portal von Commercial Factoring hoch und erhalten umgehend fast den gesamten Rechnungsbetrag auf ihr Geschäftskonto überwiesen. Im Rahmen von Full Service Factoring geht auch das Ausfallrisiko auf den Factor über. Außerdem übernimmt der Factoringanbieter die Debitorenbuchhaltung inklusive Mahnwesen und Inkasso. Falls Sie Interesse an dem Angebot von Commercial Factoring haben, informieren wir Sie gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.